Die neue Eventhalle hält, was sie verspricht: Sie ist multifunktional und hat schon in den ersten Monaten seit der Eröffnung im Mai 2022 mit unterschiedlichsten Anlässen Menschen begeistert. Doch mit dem neuen Hotspot der Schweizer Eventlocations sind auch die Anforderungen an die Mitarbeitenden gestiegen. Wir haben bei drei Involvierten nachgefragt.
Manuel Wymann, Leiter des Seminarsupport-Teams, ist mit seiner Mannschaft an vorderster Front, wenn der riesige Saal vorbereitet werden muss. Während sich ihre Tätigkeit früher aufs Raumeinrichten in den frühen Morgenstunden beschränkte, ist diese Kurzfristigkeit mit der neuen Eventhalle nicht mehr möglich. Um beispielsweise 150 Tische in Prüfungsbestuhlung perfekt aufzubauen und auszurichten, sind zwei Personen je fünf Stunden beschäftigt.
Planung aller Kapazitäten, Koordination und Platzierung von Ausstellern, Organisation der Entsorgung oder Einrichtung der Halle: Die Kopfarbeit hat zugenommen, die Laufmeter des Teams sind deutlich in die Höhe geschnellt. Gerade wenn mehrere Events parallel stattfinden, muss die Planung äusserst exakt sein. Sonst entstünde ein Chaos. Alle Mitarbeitenden müssen wissen, wann welcher Raum gestellt, gereinigt und parat sein muss.
Ebenso stimmt Manuel Wymann den Aufbau mit Technikpartner Bild+Ton AG und der jeweiligen Kundenbetreuerin ab. Beispielsweise können Seminartische erst dann installiert werden, wenn die Lichtinstallationen an der Traverse mit der Hebebühne bereits montiert wurden. Es gibt viel zu beachten: Tische dürfen nicht in den Fluchtweg-Zonen stehen, auch wenn diese Platzierung ursprünglich gewünscht wurde. Mit jedem Grossanlass lernt Manuel Wymann Neues dazu. So war es anfänglich noch schwierig, exakt abzuschätzen, wie viele Mitarbeitende für welche Art von Anlass benötigt werden. Nach einem halben Jahr im Betrieb läuft diese Planung äusserst routiniert ab.
Grosse Ausstellung in der Eventhalle
Marco Mugglin ist seit über acht Jahren Küchenchef im CAMPUS SURSEE und hat die ganze Entwicklung miterlebt. Obwohl die Abläufe grundsätzlich die gleichen sind wie bei kleineren Banketten, macht die Menge doch einen klaren Unterschied: «Ich muss viel vorausschauender planen und mich detaillierter einlesen. So benötige ich neben den vielen Mitarbeitenden auch genügend Lagerflächen. Man darf nicht vergessen, dass wir neben den Banketten noch den ganz normalen Tagesbetrieb mit 1000 Mittagessen haben.»
Das Erlebnis für die Gäste steht an erster Stelle. Als wichtigste Kriterien für einen erfolgreichen Grossevent sieht Mugglin ein gut geplantes Timing und eine übereinstimmende Kommunikation mit dem Serviceteam: «So kann fast nichts schiefgehen», meint er schmunzelnd. Wobei er hier etwas untertreibt, denn ganz häufig fordern kurzfristige Änderungen und Spezialwünsche einiges an Flexibilität. Mugglin beschreibt: «Bei einem Bankett für 350 Personen ist ein Koch neun Stunden damit beschäftigt, alle Spezialverpflegungs-Wünsche zu produzieren.»
Nicole Ludin, Key-Account-Verantwortliche, betont, dass die Organisation von Grossveranstaltungen immer wieder eine spannende Herausforderung darstellt. Und zwar nicht nur wegen der unterschiedlichsten Wünsche der Kundinnen und Kunden. Alle internen und externen Stellen müssen permanent und rechtzeitig informiert werden: «Die Kundenwünsche sind häufig sehr ausgeprägt bezüglich Menü- oder Themenbuffetgestaltung, Dekoration und Ablauf. Das bringen wir zu Papier, sodass alle Involvierten von A bis Z wissen, was zu tun ist.»
Die Planung beginnt häufig schon Monate bis Jahre vor der eigentlichen Veranstaltung. Dem Team helfen dabei die Briefings mit den Abteilungen und ein exaktes Drehbuch. Je detaillierter alles im Vorfeld besprochen ist, umso weniger Fragen ergeben sich am Event. Für Nicole Ludin ist es jedes Mal das schönste Kompliment, wenn Kundinnen und Kunden restlos begeistert sind und sich perfekt und professionell betreut fühlen.
